ZGŁOŚ NARUSZENIE!
- W Urzędzie Dozoru Technicznego zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń prawa można zgłosić :
W formie pisemnej:
• za pomocą poczty elektronicznej:Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. ,
• listownie na adres: Urząd Dozoru Technicznego ul. Szczęśliwicka 34, 02-353 Warszawa z dopiskiem „Do rąk własnych członków Zespołu ds. naruszeń prawa”.
- W formie ustnej:
• za pośrednictwem Microsoft Teams (po uprzednim ustaleniu z Compliance Officerem terminu rozmowy pod numerem telefonu +48 452 092 067 lub za pomocą adresu:Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. ),
• podczas spotkania z udziałem członków Zespołu ds. naruszeń prawa. Spotkanie organizowane jest na wniosek sygnalisty w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.
Szczegółowe informacje w zakresie zgłoszeń zewnętrznych znajdują się w Polityce zgłaszania naruszeń prawa i ochrony sygnalistów w Urzędzie Dozoru Technicznego dostępnej pod linkiem: Polityka zgłaszania naruszeń prawa i ochrony sygnalistów w UDT (plik pdf, rozmiar 214 kB).
Zgłoszenia można dokonać za pomocą formularza dostępnego pod linkiem: Formularz zgłoszenia naruszenia prawa (plik docx, rozmiar 28 kB).
Objętość wiadomości e – maila wraz z załącznikami nie powinna przekraczać 25 MB.
Ważne!
UDT zachęca, aby sygnalista w pierwszej kolejności skorzystał z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
WARUNKI OBJĘCIA SYGNALISTY OCHRONĄ
W świetle ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (dalej ustawy), sygnalistą jest osoba, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa. Zgłaszana informacja musi być uzyskana w kontekście związanym pracą, czyli podczas świadczenia pracy lub usług albo w trakcie procesu rekrutacyjnego, o ile w trakcie tych działań sygnalista powziął informację o naruszeniu prawa. Przedmiot zgłoszenia powinien mieścić się w zakresie spraw wskazanych w ustawie (art. 3 i 4 ustawy). Spełnienie obu tych wymogów nadaje osobie status sygnalisty i zostaje ona objęta ochroną na podstawie przepisów ustawy.
Ważne!
Przyznana ochrona nie ma charakteru bezwarunkowego i nie obejmie osób, które świadomie przekazały bądź też ujawniły fałszywe informacje.
Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy, w szczególności w zakresie przepisów dotyczących:
• ochrony informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego,
• tajemnicy zawodowej zawodów medycznych oraz prawniczych,
• tajemnicy narady sędziowskiej,
• postępowania karnego w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.
TRYB POSTĘPOWANIA ZE ZGŁOSZENIEM ZEWNĘTRZNYM
Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności. Tryb postępowania jest następujący:
• potwierdzenie wpływu zgłoszenia, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe,
• wstępna weryfikacja zgłoszenia,
• podjęcie działań następczych i wszczęcie postępowania wyjaśniającego w UDT, jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako podlegające pod przepisy ustawy,
• kontakt z sygnalistą – jeśli występuje konieczność uzupełnienia informacji od niego,
• informacja zwrotna do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.
UDT rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne w ramach swoich kompetencji jako organ publiczny w zakresie określonym w art. 3 ustawy.
UDT przekaże informację zwrotną do sygnalisty na otrzymany w zgłoszeniu w danych kontaktowych adres do korespondencji. Informacja zostanie przekazana w terminie 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. W przypadku konieczności dalszego działania ze strony UDT pełna informacja zostanie przekazana sygnaliście w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia o czym poinformujemy go wcześniej w terminie do 3 miesięcy.
ZASADY POUFNOŚCI
Wskazane wyżej opcje kontaktu dedykowane zgłoszeniom zewnętrznym zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich odpowiednie zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych oraz pozwalają na trwałe przechowywanie informacji w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego zgodnego z Polityką zgłaszania naruszeń prawa i ochrony sygnalistów w UDT. (plik pdf, rozmiar 214 kB)
UDT dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że:
• tylko i wyłącznie pracownicy upoważnieni mają dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty,
• dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione,
• możliwość kontaktu z sygnalistą mają jedynie pracownicy upoważnieni do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa.
Dane osobowe sygnalistów UDT przetwarza w oparciu o wymagania ustawowe informacje zawarte w Formularzu zgłoszenia naruszenia prawa - Klauzula informacyjna RODO dla sygnalisty. (plik docx, rozmiar 28 kB)
DZIAŁANIA NASTĘPCZE ZWIĄZANE ZE ZGŁOSZENIEM ZEWNĘTRZNYM:
UDT po otrzymaniu zgłoszenia podejmuje działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.
Takimi działaniami mogą być:
• postępowanie wyjaśniające,
• wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego,
• wniesienie oskarżenia,
• działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub,
• zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.
OCHRONA PRAWNA SYGNALISTÓW
W UDT wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Sygnaliście oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia UDT zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, o których mowa w rozdziale 2 ustawy, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez inne osoby.
Nie mogą być stosowane groźby oraz działania odwetowe w stosunku do sygnalisty, jak również nie może on być w inny sposób niekorzystnie traktowany z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
Ponadto, sygnalista, który obawia się lub doświadczył działań odwetowych może zgłosić ten fakt do UDT za pomocą udostępnionych kanałów zgłoszeń.
POMOC PRAWNA DLA SYGNALISTÓW
Każdej osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia prawa (sygnaliście) przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, świadczone na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat/miasto na prawach powiatu, który jest właściwy dla miejsca zamieszkania sygnalisty.
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej
w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
Sygnalisto pamiętaj, że dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności (m.in. dyscyplinarnej) za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy. Gdyby wszczęto postępowanie sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Jedynym warunkiem ochrony jest fakt, że sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, pod warunkiem, że uzyskanie informacji lub dostęp do informacji nie stanowią czynu zabronionego.
W przypadku zgłoszeń zewnętrznych sygnalista może wystąpić do UDT, o zaświadczenie, które będzie potwierdzeniem objęcia go ochroną. UDT ma miesiąc od momentu otrzymania prośby na wydanie tego zaświadczenia.
Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadziła przepisy sankcjonujące nie tylko zachowania utrudniające albo uniemożliwiające dokonanie zgłoszenia, ale także działania odwetowe.
W przypadku pierwszej grupy zachowań ustawodawca przewidział karę grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku z możliwością zaostrzenia jej wymiaru do lat 3 w przypadku stosowania przemocy, groźby karalnej czy też podstępu.
Podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2, zaś w przypadku podejmowania tych działań w sposób uporczywy grozi kara ograniczenia wolności do lat 3 (art. 54 i 55 ustawy).
Karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku podlega także bezprawne ujawnienie tożsamości sygnalisty (art. 56 ustawy).
Przepisy ustawy, które dotyczą zakazu działań odwetowych wobec sygnalisty oraz środków jego ochrony, mają również zastosowanie wobec:
• osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia (np. współpracownik, członek związków zawodowych),
• osoby powiązanej z sygnalistą (np. członkowie rodziny, partner sygnalisty),
• osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej, która wspiera sygnalistę bądź jest z nim powiązana (np. organizacje pozarządowe).
Oznacza to, że wyżej wymienione osoby czy podmioty są w równej mierze prawnie chronione przed działaniami odwetowymi jak sygnalista.
RZECZNIK PRAW OBYWATELSKICH
Sygnalista może złożyć zgłoszenie zewnętrzne do innych organów publicznych lub do Rzecznika Praw Obywatelskich.
Rzecznik Praw Obywatelski przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne naruszeń prawa i ochrony sygnalistów:
• poprzez dedykowany formularz, dostępny na stronie Zespołu do spraw Sygnalistów,
• podczas konsultacji z pracownikiem z Zespołu do spraw Sygnalistów (po uprzedniej informacji od osoby chcącej dokonać zgłoszenia i umówieniu się na spotkanie),
• pocztą tradycyjną, na adres podany poniżej,
• dzwoniąc na infolinię obsługującą zgłoszenia zewnętrzne.
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE
W celu zapobiegania fałszywym zgłoszeniom wprowadzono kary dla osób, które świadomie przekazują nieprawdziwe informacje o naruszeniach prawa. Za takie działania grozi grzywna, ograniczenie wolności lub kara więzienia do 2 lat (art. 57 ustawy).
Osoba, która doznała szkody z powodu świadomego zgłoszenia fałszywych informacji przez sygnalistę, ma prawo domagać się odszkodowania lub rekompensaty za naruszenie jej dóbr osobistych od sygnalisty, który działał nieuczciwie (art. 15 ustawy), ma również prawo domagać się odszkodowania od nieuczciwego sygnalisty za naruszenie jej dóbr osobistych na zasadach określonych w kodeksie cywilnym.